Pour maximiser vos chances de mettre en lumière vos événements et vous assurer une visibilité dans la presse, voici quelques conseils utiles. Clipse vous explique comment communiquer auprès des journalistes en amont, pendant et après votre événement. Suivez le guide !
Vous le préparez peut-être depuis des mois. Logistique, partenaires, financement… vous avez mis les bouchées doubles pour faire de votre événement un succès. Mais pour que ce succès soit effectif, il est primordial de ne pas négliger l’aspect communication. En amont, pendant l’événement et après celui-ci, comment gérer les relations presse et rédiger les bons communiqués pour s’assurer des reprises ?
Attirer des visiteurs en amont
L’objectif visé est de faire parler de votre événement avant que celui-ci ne se déroule, notamment pour attirer des visiteurs. Vous souhaitez que votre annonce se retrouve dans les médias phares et ait un impact notable ? Il est donc essentiel de fournir la bonne information aux journalistes : pourquoi cet événement est organisé, et en quoi répond-il à certaines problématiques ?
Pour vos communiqués de presse, vous pouvez en prévoir deux en amont de l’événement. Le premier, un communiqué sous forme “Save the Date”, est à envoyer au plus tard un mois avant la date clé. Les journalistes doivent avoir immédiatement les informations pratiques : le lieu, la date, la manière de s’inscrire ainsi que le coût éventuel de l’événement. Votre texte doit être court et mentionner, au-delà des informations pratiques, la thématique, les grandes lignes du déroulé de votre événement ainsi que les noms de deux ou trois intervenants phares. Bien souvent, ce sont les personnalités présentes qui attirent du monde, journalistes comme visiteurs...
Ensuite, 10 jours avant, vous enverrez le communiqué invitation. Plus dense, comprenant le programme complet de l'événement ainsi que les noms et fonctions de tous les intervenants. Il peut aussi contenir des liens pour télécharger le dossier de presse de l’évènement ou toute autre information utile concernant l’évènement. Ce même communiqué peut être renvoyé deux jours avant ou la veille de l’événement.
Faciliter le travail des journalistes pendant l’événement
Ça y est, votre événement à débuté. Il s’agit, là encore, de ne pas négliger les journalistes et de leur faciliter la tâche au jour le jour, surtout si votre forum, salon ou conférence dure plus d’une journée. Pour ce faire, nous vous conseillons d’envoyer un communiqué par jour.
Celui-ci reprendra, sous forme de synthèse, le déroulé de la journée, avec un focus sur la cérémonie d’ouverture pour le premier. Si plusieurs thématiques se succèdent, vous pouvez aussi envoyer plusieurs petits communiqués à la fin de chaque journée, reprenant chacun de ces thèmes.
Surtout, n’oubliez pas d’insérer les citations marquantes du jour, ainsi que les photos et les vidéos adéquates. Et ce, pour garantir que les articles publiés dans la presse ou les télévisions mettront en lumière les plus belles images de votre événement.
Le bilan après l’événement
Avant de souffler, dernière étape pour les communicants : envoyer le communiqué de presse final, pour dresser le bilan de votre événement. Celui-ci doit comprendre plusieurs informations, qui seront réclamées par les journalistes : le nombre de personnes présentes, les temps forts, ainsi que les conventions ou partenariats signés pendant l’événement. Prévoyez un lien renvoyant vers un patchwork de photos et de vidéos, reprenant les moments clés de votre événement au complet. Enfin, donnez rendez-vous pour la prochaine édition !
Quelques mots pour finir : rappelez-vous que la promotion d’un événement se fait par le biais des journalistes. Il est donc essentiel de s’adresser à eux, et de les intéresser afin qu’ils partagent votre nouvelle. Établissez bien votre cible média, pour envoyer vos communiqués aux journalistes du secteur concerné ! Pour vous aider dans cette sélection, Clipse est là. Grâce à notre plateforme qui regroupe des milliers de contacts des 54 pays d’Afrique et des médias panafricains, vous pouvez trier en fonction des pays concernés et des spécialités des journalistes. Soyez sûr de viser au bon endroit !
A bientôt, sur notre site : https://www.clipse.me/.