Vous organisez un évènement et souhaitez avoir le maximum de visibilité dans les médias ?
Notre guide "Comment faire parler de votre événement dans les médias !" vous donne les étapes à suivre.
Après la communiqué "save the date", la 2ème étape de ce guide, un communiqué « Invitation » à rédiger et à envoyer aux journalistes cibles, pour que ceux-ci répondent présents à votre événement.
Ci-dessous les principaux éléments de ce communiqué.
Quand envoyer un communiqué “Invitation” ?
Nous vous conseillons d'envoyer ce communiqué 10 jours avant l'événement pour que les journalistes prennent connaissance du programme détaillé et qu'ils puissent se préparer, puis un nouvel envoi deux jours avant ou la veille, à titre de reminder.
Structure du communiqué
Image : Visuel clé de l’événement comprenant la date, le lieu, le thème, les sponsors
Titre : Invitation presse : Nom de l’évènement
Le tout centré et bien visible (en gras par exemple !)
Sous titre : Thème de l’événement
Date et lieu de l’événement (adresse exacte)
Ne pas écrire de chapô.
Corps du communiqué :
Commencer par une phrase simple type : “X vous convie à tel événement, à telle date et tel lieu”.
Poursuivez avec une ou deux phrases sur l’objectif de cet événement ainsi que le thème de cette édition.
Dressez ensuite la liste des plus hautes personnalités présentes : Ex : “En présence de ….” + liste des personnalités (nom-fonction-pays).
Indiquez ensuite le moyen de répondre à l’invitation : contact pour les accréditations ou lien pour s’enregistrer. Ceci doit être bien visible, centré et surligné par exemple.
C’est ensuite le moment de dérouler avec précision les thématiques et le programme. Vous pouvez par exemple détailler tous les temps forts ou les tables-rondes, à l’aide de bullet points. Ex : Jour 1 - Heure de la table-ronde/thème.
Insérez en dessous un lien vers le site de l’événement, ou un PDF du programme très détaillé (avec les intervenants présents à chaque table-ronde, leurs noms, fonctions, pays et photos). Ex : “le programme complet est à retrouver ici” + lien.
Contact presse : Nom, contact mail et téléphone de l’organisateur.
A propos : 4-5 lignes présentant la société qui organise l’événement.
Et la suite ?
Les journalistes connaissent maintenant le programme et les informations pratiques de votre évènement.
2ème étape ✓👌🏾
Prochaine étape : communiquer aux journalistes pendant l'évènement, pour faciliter la tâche de ceux qui sont présents, et pour relayer l'info à ceux qui n'ont pas pu faire le déplacement.